mercredi 1 juin 2011

Collaborer avec Google Docs

Google Docs a pour seul problème vis-à-vis de nombre de professionnels en entreprise d'être un service de Google. Pourtant, lorsqu'il est nécessaire de travailler à au moins deux personnes sur un même document, les avantages sont pourtant indéniables. Je ne sais pas pourquoi, mais j'y reviens plus loin, la marque Google crée une réticence à l'utilisation professionnelle qui est fort regrettable. 


Il n'est pas nécessaire d'avoir ou de se créer une adresse en "gmail.com" pour pouvoir accéder au service de Google Docs. Vous pouvez donc vous créer un compte Google Docs à partir de votre adresse email professionnelle. 


Capture d’écran 2011-05-31 à 23.21.09 Dès lors que vous créez un document, vous avez quelques paramètres à disposition, accessibles depuis le bouton "Partager" accessible en haut à droite du document, qui vous permettent de gérer de manière assez fine les contrôles d'accès à ce document. Pour une explication détaillée (http://docs.google.com/support/bin/answer.py?answer=180199&hl=fr). 


Capture d’écran 2011-05-31 à 23.22.16
En synthèse : 



  • par défaut, un document est privé (à vous seul) ; 

  • via le premier niveau d'options proposé vous pouvez ajouter (nominativement) des personnes. Bien entendu, celles-ci doivent disposer d'un accès à Google Docs, mais je vous renvoie au premier paragraphe. 

  • via le deuxième niveau, vous pouvez gérer le niveau de visibilité et d'accessibilité du document depuis "Public" (votre document est indexé par Google et peut faire partie des résultats d'une recherche) jusqu'à "Privé" (votre document est limité aux seules personnes déclarées (point précédent). C'est à ce niveau là du reste que vous pouvez par ailleurs gérer le droit ou non d'autoriser certains membres (ou aucun) à inviter de nouvelles personnes à pouvoir accéder au document. 



Les avantages :



  • une seule version à jour de support. Plus possible de s'emmêler les pinceaux entre plusieurs versions de fichiers qui auraient été créées au même moment par différentes personnes. 

  • une visibilité en temps réel des utilisateurs connectés au document et en train de travailler dessus.

  • un historique des modifications réalisées (nominatif) avec la possibilité de comparer les versions. 

  • un accès immédiat et permanent au fichier via Internet 


Comme je le disais en préambule, il semble que ce service ne satisfasse pas aux exigences de certaines DSI qui considèrent que le service n'est pas suffisamment sécurisé. J'aimerais sincèrement comprendre, et si certains font partie de ceux qui pensent que ce service n'est pas adapté à la gestion de documents professionnels ou d'entreprises, je serais vraiment curieux de connaître les arguments (factuels et raisonnés)... 


 


 


 


 



 



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