vendredi 2 septembre 2011

Peut-on éviter le coup de bourre ?

 S'il est une constante en matière d'organisation, principalement dans le cadre de la production d'une livraison, c'est la tension qui existe à l'approche de l'échéance fixée.

Certes, il existe de nombreuses situations où la date de livraison n'est pas forcément rationnelle par rapport à ce qu'il faut réaliser (évènement RP, réservation d'espaces publicitaires, fin de contrat...). On pourrait appeler cela les "dépendances externes". Votre projet est rarement seul au monde et il a besoin de matière en entrée (input) pour servir un autre sujet en sortie (output).

C'est déjà un premier niveau de progression car cela vient souvent du fait d'une absence de coordination ou de communication.

Mais même dans les situations où l'on "donne du temps au temps", on a beau planifier et piloter, on affronte généralement cette tension de fin de chantier. Différentes pistes de réflexions pouvant conduire à cette situation :

- oubli de tâches à réaliser (là, c'est relativement grave) ;

- défaut de ressources (accident, maladie, préemption sur autre projet considéré plus prioritaire) ;

- absence ou perte de repères par rapport à l'objectif.

L'oubli de tâches à réaliser est bien évidemment le plus problématique et le moins excusable. Encore que... ce sujet relève de la planification. A cette étape, on définit les actions à réaliser afin de mobiliser les ressources et moyens nécessaires. Reste à savoir jusqu'à quel niveau de granularité on doit descendre à cette étape. On retrouve le problème de la confiance ou de la responsabilité de chacun à son niveau. L'objectif, le lieu et la date de rendez-vous, les moyens alloués, les limites "droite et gauche"... étant définis, il n'est peut-être pas nécessaire de pousser l'exercice jusqu'à détailler chaque pas à effectuer.

Le défaut de ressources aboutit inévitablement à une situation de "crise" (a minima de forte tension car il y a arrêt de la chaîne de production). C'est un point qui apparaît de plus en plus fréquemment étant données les méthodes visant à toujours plus optimiser l'allocation des ressources (flux tendu). Dans ces cas là, l'option la plus simple est la replanification, quand c'est possible et acceptable (dépendances externes du projet).

L'absence ou la perte de repères par rapport à l'objectif relève pour partie du premier point abordé, mais c'est principalement en raison d'un défaut de pilotage que l'on perd de vue l'objectif. Et à chacun son objectif. Si la tendance à optimiser les organisations tend à découper finement les actions, conduisant parfois à des reproductions de chaîne d'usine (répétition "mécanique" de la même tâche), il appartient à chacun de savoir où il en est par rapport à sa destination d'arrivée. Marcher tête baissée peut empêcher de voir le mur ou de se rendre compte qu'on est sorti du chemin. Naviguer dans le brouillard est inconfortable.

La grande question derrière tout ça, c'est bien évidemment, "est-ce évitable ?" Peut-on finalement éviter le coup de bourre final ? Pas sûr... La dimension humaine (l'instinct de survie) est à prendre en compte, mais ça nous emmènerait sur d'autres sujets.

Dans tous les cas, ce qu'il convient d'éviter, plus l'échéance fatidique approche : l'hystérie de dernière minute, la perte de vue de l'objectif, la remise en cause totale... et privilégier le pragmatisme (positif et volontaire).

Complément (fortement recommandé) de lecture : Harvard Business Review - How to become a finisher 




Aucun commentaire:

Enregistrer un commentaire