mardi 2 juillet 2013

Animer une Communauté de pratiques - 7 étapes clés

Selon l'adage "la réflexion précède l'action" on peut dire qu'en ce qui concerne la mise en oeuvre d'une Communauté de pratiques - sous entendu collaborative, la "préparation précède l'action". Il me semble qu'il y a au moins 7 étapes à réaliser avant de concrètement activer une communauté. 

Dans le cadre de la préparation, le sujet qui n'est pas assez mûri ou réfléchi est bien l'objectif de la Communauté. Que veut-on faire de cette Communauté ? Dispose-t-on d'indicateurs quantifiables et mesurables qui permettent de distinguer un avant d'un après ? Les objectifs annoncés de développer des relations entre les membres, de partager les bonnes pratiques…Etc ne sont pas suffisantes et n'expriment finalement qu'une conséquence d'une Communauté aboutie. Développer les relations, c'est à dire ? Comptabiliser le nombre de contacts directs entre les membres, de messages échangés … ? Partager les bonnes pratiques : combien de bonnes pratiques ? Qu'est-ce qu'une bonne pratique du reste ? Qui valide que c'est une bonne pratique : la communauté ? Mais selon quels critères de retour ? 

La question ne se pose pas tellement dès lors qu'il s'agit de groupe projet où l'indicateur clé repose sur la notion de projet et non de groupe ou de communautés. Le projet doit à une date définie (date de fin de projet) livrer un produit. Mais dès lors que l'on est sur des communautés dont le sujet est transverse et où le responsable se retrouve plus dans une position d'animateur (de communautés) que de directeur (de projet), la question des objectifs à atteindre est cruciale. 

La réponse à cette question de l'objectif préfigure du reste les moyens que l'on va déployer pour que cette communauté vive. Bien souvent, on constate que les moyens mis en oeuvre ne relèvent que d'actions de diffusion d'informations, et non de mécaniques de collaborations ou de partages. La simple question : "qu'est-ce que je veux obtenir comme comportements proactifs de la part des membres ?" n'est pas posée, encore moins traitée. "Comment vais-je traduire, transcrire les bénéfices que les membres qui participent vont pouvoir retirer de leur implication ?" La stratégie de l'Ego fait partie des tactiques utilisables, mais elle n'est pas toujours suffisante.

Il faut, lors de cette phase de préparation, réfléchir aux questions ouvertes que l'on souhaite poser aux membres de la communauté. Il faut réfléchir aux questions avec options de réponses proposées ou points de décisions à prendre sur lesquels on va souhaiter avoir un retour de la communauté. Le rôle d'animateur de communauté ne consiste pas simplement à mettre du contenu en ligne pour simuler une impression de dynamique. La croyance qu'à force de se démener, d'autres vont imiter et s'impliquer est fausse (ou accidentelle). Il est certain qu'avec ce genre de démarche, l'animateur va rapidement s'épuiser. Un animateur de réunion n'est pas là pour abreuver les participants d'informations ou pire encore de servir de point unique de prise de parole. Si l'on projetait le fonctionnement de nombre de communautés virtuelles dans la vie réelle, on aurait des réunions où le responsable irait voir à tout de rôle chaque participant pour récupérer de l'information et la relayer ensuite aux autres participants… Un bonne réunion bien managée est au contraire une réunion où chacun s'adresse à l'animateur en présence de tout le monde, sans qu'il n'y ait de discussions bilatérales qui se créent dans différents coins de la salle. 

Je vois trop souvent les animateurs de communautés se jeter sur leur écran pour remplir les cases nécessaires à la créations d'une communauté, puis remplir les cases pour mettre du contenu en ligne et finalement s'interroger sur leur solitude et la non implication des autres. 

  • La première étape doit consister à réfléchir et positionner l'objectif. 
  • La deuxième étape doit consister à identifier les sujets à traiter pour servir cet objectif. 
  • La troisième étape consiste à identifier des personnes qui vont pouvoir se charger des différents sujets identifiés. 
  • La quatrième étape consiste à travailler avec ces personnes un fonds de contenus qui doit intégrer des points ouverts, des décisions à prendre. 
  • La cinquième étape consiste à définir les moyens de mise en oeuvre de ce fonds d'animation. 
  • La sixième étape consiste à planifier ces moyens dans un calendrier d'animations. 
  • La septième étape seulement consiste à commencer à remplir les cases…. pour finalement passer sur un mode de déroulé opérationnel du plan initialement planifié.